1. Synchronisation de Fastmag vers Shopify

1.1. Publier un produit Fastmag sur Shopify

Sur Fastmag, cochez la case Visible sur la boutique virtuelle. Cela synchronise le produit sur Shopify en statut “Brouillon”. Si la case est décoché, le produit passera en statut “Archivé” dans Shopify.

Si le produit possède un prix à 0€, ce dernier ne sera pas synchroniser sur Shopify.

1.2. Mettre à jour un produit Fastmag sur Shopify

Si vous souhaitez effectuer une mise à jour du produit sur la fiche produit ou via Matrixify directement depuis Shopify, il est important de ne pas modifier/supprimer ces 3 informations :

• Les tags des produits.
• Le SKU des produits.
• Le code-barres (EAN) des produits.

Si vous modifiez ces données, la liaison de ce produit avec Fastmag n’est plus possible. Il nous sera donc plus possible de mettre à jour le produit ainsi que son stock.

1.3. Désactiver une déclinaison Fastmag

Si une déclinaison ne doit plus être vendue ou synchronisé vers Shopify, vous pouvez la désactivé dans Fastmag. Pour réalisé cela :

1. Allez dans la fiche produit.
2. Cliquez sur l’onglet Autres infos, puis Complément TC.
3. Vous disposez dans le tableau du champ “DÉSACTIVER SUR LE WEB” pour chacune des déclinaisons. Si vous souhaitez en désactiver une, indiquez “1”.
4. Retournez sur l’onglet Fiche pour enregistrer le produit.

1.4. Utiliser les couleurs alternative Fastmag

Chaque couleur d’une déclinaison produit dans Fastmag peut être réécrite si besoin. Par exemple, pour remplacer une couleur fournisseur par une couleur “réelle” sur Shopify (ex : code couleur AX10T4 devient blanc). Cela permet entre autre une uniformisation et une diminution du nombre de couleur présent dans Shopify ainsi qu’une rationalisation de l’affichage et de la recherche par couleur. Pour réalisé cela :

1. Allez dans la fiche produit.
2. Cliquez sur l’onglet Autres infos, puis Descriptif Couleur.
3. Vous disposez dans le tableau du champ “Descriptif” pour chacune des déclinaison couleur. Indiquez la couleur alternative si nécessaire.
4. Retournez sur l’onglet Fiche pour enregistrer le produit.

Afin que cette information soit prise en compte dans Shopify, il faut au préalable activer l’option dans notre application :

1. Allez dans l’application FastmagSync sur votre BackOffice Shopify.
2. Allez dans la page WebService Fastmag en cliquant sur l’icône d’écrou, puis sélectionnez dans le menu à gauche “Produits / Options de synchronisation”.
3. Dans la page, activez l’option “Utiliser les descriptions couleurs Fastmag”.

Une fois l’option activer, vous pouvez relancer la mise à jour du produit. (cf. : voir partie “Relancer un traitement Produit / Stock / Images”).

1.5. Renseigner le poids du produit

Dans Fastmag, vous pouvez définir le poids pour l’ensemble de vos produits ainsi que pour chacune des déclinaisons de vos produits. Pour réalisé cela :

1. Allez dans la fiche produit.
2. Cliquez sur l’onglet Grille TC, puis Poids.

Ces valeurs seront synchronisés vers Shopify.

1.6. Lier des produits Fastmag entre eux

Dans Fastmag, vous pouvez relier des produits différents entre eux. Pour réalisé cela, vous devrez avoir une référence dite parent qui sera commune à tous les produits que vous souhaitez relier ente eux. Pour réalisé cela :

1. Allez dans la fiche produit.
2. Cliquez sur l’onglet Complément.
3. Renseignez la référence parent.

1.7. Traductions dans Fastmag

Notre module prend en charge nativement les traductions Fastmag, dès lors que le nom de la langue Fastmag est identique au code ISO2 d’une langue déclarée sur Shopify.

Par exemple :

• La langue “anglais” utilise le code ISO2 “EN” sur Shopify. Si vous désirez traduire vos fiches depuis Fastmag, créez une langue EN sur Fastmag et remplissez la traduction dans la fiche produit Fastmag.
• La langue “français” utilise le code ISO2 “FR” sur Shopify. Si vous désirez traduire vos fiches depuis Fastmag, créez une langue FR sur Fastmag et remplissez la traduction dans la fiche produit Fastmag.
• La langue “allemand” utilise le code ISO2 “DE” sur Shopify. Si vous désirez traduire vos fiches depuis Fastmag, créez une langue DE sur Fastmag et remplissez la traduction dans la fiche produit Fastmag.

1.7.1. Traduction de la fiche produit

Pour remplir les traductions dans les fiches produit, il faut :

• Allez dans la fiche produit.
• Cliquez sur l’onglet Langues.
• Renseignez les différentes traductions pour la fiche produit.

Important : Nous prenons en compte les traductions que si, à minima la traduction de la désignation est renseignée.

1.7.2. Traduction des couleurs et tailles

Pour traduire les couleurs et les tailles, il faut :

• Allez dans la partie Gestion Enseigne > Paramétrage du système > Gestion des langues.
  • Si vous souhaitez traduire les couleurs, allez dans la page “Traduction des couleurs”.
  • Si vous souhaitez traduire les tailles, allez dans la page “Traduction des tailles”.

Cet outil de traduction peut aussi servir de manière détournée afin de modifier des couleurs et/ou tailles qui n’auraient pas une valeur adéquate dans Fastmag pour un usage web.

Par exemple : une couleur Fastmag 0009xxx devient Noir en couleur réelle. Toutes les couleurs 0009xxx vont devenir Noir dans Shopify.

Si votre Shopify possède plusieurs langue, vous pouvez définir directement la valeur de la couleur dans les langues correspondantes.

1.8. Gestion des soldes / promotions dans Fastmag

Vous pouvez gérer les soldes depuis votre magasin dédié à votre activité WEB et éditez vos soldes de la même manière que pour vos magasin physique. De notre côté, l’application gère les règles de remises par produit ainsi que par taille/couleur.

• La synchronisation des remises est possible que si l’option de “synchronisation des remises” est activé dans notre application.
• Si une programmation est inscrite pour les remises, ces dates seront prise en compte dans la synchronisation des remises.
• Pour la réalisation de ventes privées, veuillez indiquez le motif “VP” dans les règles. Cela permet d’avoir une accessibilité aux remises que pour les clients connectés dans Shopify.

  

  

1.9. Relance d’un traitement sur les produits / stocks et images

Si vous désirez relancer une mise à jour des informations sur les produits, stocks ou les images depuis Fastmag, cela est possible directement depuis notre application.

• Ouvrez l’application depuis votre BackOffice Shopify et cliquez sur le menu du haut sur la page “Produit synchronisés” :

  

Vous avez à votre disposition des icônes spécifiques pour réaliser des mises à jour de manière général ou spécifique.

• En entête de la page, les icônes permettent une mise à jour pour l’ensemble de vos produits.
• Sur chaque ligne produit, les icônes permettent une mise à jour spécifique au produit.

Si vous désirez réaliser une synchronisation :

• Des produits, cliquez sur l’icône rouge.
• Des stocks, cliquez sur l’icône jaune.
• Des images, cliquez sur l’icône vert.

2. Synchronisation de Shopify vers Fastmag

2.1. Configuration préalable de la boutique WEB sur Fastmag

Pour permettre une synchronisation optimale vers Shopify, une configuration de votre boutique dédiée au vente WEB dans Fastmag est nécessaire. Pour cela :

• Allez dans la page Gestion du magasin.
• Sélectionnez votre magasin dédiée au vente WEB.
• Allez dans l’onglet Paramétrage.

  

Voici les options à cocher :

• Autoriser ce magasin à faire des ventes (à la différence des dépôts).
• Affectation d’un vendeur obligatoire.
• Fiche client obligatoire.
• Autopropager les produits inexistants.

Si vous désirez autoriser les stocks négatifs, veuillez cocher la case “Autoriser les ventes avec des stocks négatifs pour ce magasin”.

2.2. Gestion des risques dans les commandes Shopify

Shopify inclut une analyse de fraude dans les commandes, vous permettant de repérer les commandes potentiellement frauduleuses.

Lors de la synchronisation des commandes, il est possible de tenir compte de cette analyse pour décider si la synchronisation doit être réalisée ou non. Si vous désirez cette prise en compte, veuillez cocher la case « Synchroniser les commandes en fonction du risque » dans l’application.

En activant la prise en compte, un nouveau paramètre apparaîtra, à savoir le choix du niveau de synchronisation. Lors de l’analyse, Shopify indique un niveau de fraude pour la commande, classé entre les niveaux « Faible », « Moyen » et « Élevé ». Dans le deuxième paramètre “Niveau de risque”, il faudra choisir le niveau à partir duquel les commandes avec un niveau plus élevé ne se synchroniseront pas.

Par exemple : Si vous optez pour le niveau de risque ‘Moyen’, toutes les commandes avec un niveau ‘Faible’ et ‘Moyen’ seront synchronisées, alors que celles avec le niveau ‘Élevé’ ne le seront pas.

Néanmoins, même en ayant activé ce paramètre, il est possible de synchroniser des commandes malgré le risque. Pour cela, il est nécessaire d’ajouter le tag « FM-BYPASS-RISK » à la commande.

2.3. Gestion des soldes / promotions dans Shopify

2.3.1. Gestion de la remise fidélité des clients Fastmag dans Shopify

Vous pouvez dans Shopify, créer des remises pour des clients qui partagent des caractéristiques communes. Cela permet par exemple d’appliquer une remise spécifique aux clients Fastmag en fonction de leur taux de remise Fastmag.

Pour cela, il faut dans un premier temps, créer un segment, qui permet le regroupement des clients Fastmag, puis, dans un second temps, créer la remise à partir de ce regroupement.

1. Créer le segment :
   • Allez dans la page Clients > Segments et cliquez sur “Créer un segment”.
   • Pour regrouper les clients Fastmag qui ont un taux de remise de 10 sur Fastmag par exemple, veuillez écrire : metafields.fmsync.discount_rate suivi du taux de remise, dans l’exemple 10.

     

     • Le taux de remise est indiqué dans les fiches clients Shopify au niveau des metafields. Pour voir cela, allez dans la fiche clients puis dans champs meta, le métafield se nomme “Fastmag / Taux de remise”.

       

   • Une fois le segment défini, les clients qui seront regroupés s’affichent en dessous.
   • Cliquez sur “Enregistrer le segment”, donnez lui un nom.
2. Créer la remise :
   • Allez dans la page Réduction et cliquez sur “Créer une réduction”.
   • Choisissez le type de réduction et définissez les conditions appropriées.
   • Pour que la réduction créer précédemment s’applique au segment, cliquez dans la section “Admissibilité du client” sur l’option “Segment spécifiques de clients”. Veuillez sélectionnez le segment créer précédemment en cliquant sur le bouton “Parcourir”.

     

Une fois que le segment et la remise seront créer, cette dernière sera éligible à tous les clients du segment.

2.4. Commandes Click & Collect

Quand une commande Click & Collect est réalisée sur Shopify :

• Une consigne spécifique “Click & Collect” peut être envoyée à Fastmag dans le magasin concerné
• Nous offrons la possibilité de gérer l’avancée du statut de préparation de la commande Shopify directement depuis Fastmag. En magasin, dans Fastmag, le préparateur rappelle la vente équivalente à la commande Shopify et change le statut de la vente. Les statuts suivants Fastmag rentrent en correspondance selon les statuts suivants

2.5. Annulation / Remboursement / Retour produit

2.5.1. Configuration préalable dans Fastmag

Afin que la synchronisation des retour puisse s’effectuer sans erreur, il faut au préalable dans Fastmag indiquer un motif dans le magasin dédié à votre activité WEB. Pour cela :

• Allez dans Gestion enseigne > Paramétrage du système.
• Dans la partie Comptabilité, cliquez sur Gestion des motifs.
• Sélectionnez le magasin dédié à votre activité WEB
• Inscrivez le motif “RETOURWEB” et cliquez sur le bouton “Ajouter”.

Attention : Dans le cas où POS est activé dans Shopify, il faut ajouter le motif “RETOUR” à l’ensemble de vos magasins POS dans Fastmag.

2.5.2. Remboursement sur une commande non traitée

Pour une commande qui n’a pas encore été expédiée nécessitant un remboursement, veuillez :

• Cliquez sur le bouton “Rembourser”.
  • Si une remise en stock est nécessaire, appuyez sur le bouton “Remettre en stock l’article” avant de confirmer le remboursement.

2.5.3. Retour produit avec remboursement

Attention : Durant l’intégralité du processus, il est impératif de ne pas cliquer sur “Clôturer le retour” sur le produit. Sinon, aucune action ne sera menée de notre côté.

Pour une commande expédiée, un retour produit peut être effectué avec un remboursement. Le retour doit être créer en appuyant sur le bouton “Retour”, puis en sélectionnant le(s) produit(s) à retourner.

Après la création du retour, deux options s’offrent à vous :

1. Remise en stock nécessaire : Appuyez sur “Remettre en stock” et choisissez l’emplacement de la remise en stock. Cliquez ensuite sur “Remettre en stock l’article” et sur “Rembourser”.
2. Remise en stock non nécessaire : Il vous suffit de cliquer directement sur “Rembourser”.Selon configuration avec nous, un produit “NO_RESTOCK” sera ajouté à la place du produit au retour.

   

Sur la page suivante, vérifiez que le(s) produit(s) soit bien celui à retourner avant de finaliser le remboursement.

2.5.4. Retour produit sans remboursement

La procédure d’un retour produit sans remboursement est similaire à la précédente. Veuillez réaliser la même procédure jusqu’à la page de vérification du produit.

Sur cette page, la vérification est nécessaire, mais au niveau du remboursement, veuillez indiquer le montant “0€”. Lors de la synchronisation de ce retour, nous créons dans Fastmag un avoir.

2.6. Retour / Echange

Dans le cas d’un retour échange, plusieurs options s’offrent à vous.

2.6.1. Retour / Echange sur une commande non traitée

Pour une commande qui n’a pas encore été expédiée, le retour échange peut se réaliser ainsi :

• Cliquez sur le bouton “Modifier”.
• Cliquez sur “Retirer l’article” pour l’article que vous souhaitez supprimer de la commande.
• Ajoutez le produit que vous souhaitez échanger.
• Cliquez sur “Mettre à jour une commande”.

Une commande non traitée peut aussi utiliser la procédure mentionnée ci dessous en 2.4.2.

2.6.2. Retour / Echange sur une commande traitée

Pour une commande qui a été expédiée, le retour échange se réaliser ainsi :

• Effectuez un retour sans remboursement (cf. : voir partie “Retour produit sans remboursement”).

Une fois le retour réalisée, celui-ci est synchronisée vers Fastmag avec un avoir. Cet avoir sera lui-même synchronisé sur Shopify sous forme de réduction sur le compte client. La réduction sera sous forme “AV-” suivi du numéro de retour pour être utilisée dans la commande servant à l’échange.

Une commande traitée ne peut utiliser que cette procédure de retour échange.

2.7. Retours avec Baback

L’app Shopify/Fastmag est compatible avec les retours Baback. Dans le cas où Baback est activé dans votre boutique Shopify, la gestion des retours est différente.

Lors d’une commande traitée et de la réalisation du retour dans Baback, plusieurs choix vous est possible :

• Si vous réalisez un avoir, le retour sera synchronisé dans Fastmag sous forme d’avoir.
• Si vous réalisez un remboursement, le retour sera synchronisé dans Fastmag sous la forme d’un avoir et d’une régul.
• Si vous réalisez un retour échange, Baback crée dans Shopify une vente en statut brouillon. Si dans la configuration de synchronisation active la réservation des stocks, nous réalisons une réservation du stock sur la commande brouillon. Le retour sera synchronisé ainsi que la vente avec le produit échangé.

Vous pouvez pour mieux optimiser les retours demander à Baback de paramétrer un emplacement par défaut pour les retours que Baback effectue. Notre application effectuera alors le retour dans le stock correspondant à cet emplacement. Si vous désirez effectuer le retour dans un magasin par exemple, Baback vous permet de sélectionner le magasin ou le retour doit être effectué. Dans ce cas précis, nous effectuons dans Fastmag le retour en stock dans le magasin que vous avez sélectionné.

3. Erreur de synchronisation

En cas d’erreur lors de la synchronisation, nos systèmes de monitoring avertissent automatiquement l’équipe support. Nous intervenons pour résoudre le problème, et si nécessaire, informer Fastmag des problématiques.

En dernier recours, nous contactons directement le gestionnaire de la boutique Shopify.

Si les services Fastmag sont temporairement indisponibles, notre application resoumet les transactions dès que les services sont de nouveaux opérationnels.

Dans Shopify, une erreur de synchronisation apparaît dans la commande sous deux formes :

• Par le tag “FM-ERREUR-SYNC”.
• Par le message d’erreur affiché dans le metafield “Vente Fastmag / Erreur Synchronisation”.

  

  Si le metafield n’apparaît pas dans la commande, cela signifie qu’il n’est pas épinglé. Veuillez l’épingler pour le rendre visible.

En cas de besoin, vous pouvez nous contacter via le formulaire de support disponible dans l’application.

4. Données synchronisées

Les listes ci-dessus ne sont pas exhaustives et ne sont présentées qu’à titre indicatif. Veuillez contacter l’équipe afin d’échanger autour de vos projets et besoins.

4.1. Produits

4.2. Metafields

4.3. Variations